Kết nối các file Word, tránh lãng phí giấy in

TPO - Nếu sử dụng tiện ích "nối” các file Word với nhau, bạn sẽ tránh được sự thất thoát giấy in một cách đáng kể. Dưới đây là hướng dẫn cụ thể cho MS Word 97 - 2003 và MS Word 2007.

MS Word 97 - 2003: Chương trình này có thể tải tại http://tinyurl.com/34gh32. Nó có dung lượng 315KB, tương thích với mọi phiên bản Windows.

Sau khi tải tiện ích này về, bạn tiến hành giải nén rồi chạy file “Ket noi file Word.exe”. Trong cửa sổ chương trình hiện ra, đánh chọn “Insert page breaks between documents”.

Nếu bạn muốn tạo ngăn cách giữa các file nối. Theo cách này, file tài liệu được trình bày đẹp hơn nhưng sẽ làm tăng số trang in. Vì vậy, nếu tổng hợp một loạt hơn 50 file word thì bạn không nên chọn mục này. 

Để tạo định dạng trang in cho khổ A4, bạn chọn Portrait. Nếu các file Word chứa nhiều bảng biểu Excel, kiểu font và lề lớn, bạn nên chọn Landscape để hiện thị được đầy đủ các thành phần này trong file tổng hợp.

Bây giờ, bạn cần chọn những file Word nào muốn kết hợp trước khi in. Nếu muốn tổng hợp nhiều văn bản Word khác nhau từ những nơi khác nhau, hãy nhấn phím phím Add Word Files rồi chọn những file muốn tổng hợp (nhấn giữ phím Ctrl rồi click chuột vào những file đó). Cuối cùng, bấm Open để đưa vào trong cửa sổ làm việc của chương trình này.

Nếu nối hết tất cả những file Word trong một folder nào đó, bạn có thể đưa nhanh chúng vào chương trình, bằng cách bấm phím Add All Word Files In Folder > OK để chọn định dạng (nếu Word có định dạng 2007 thì cần chuyển định dạng thành Word 97 - 2003). Tiếp đó, lựa thư mục chứa các file Word rồi bấm OK để đưa vào.

Các file đưa vào sẽ được sắp xếp theo thứ tự và sẽ ảnh hưởng đến trình tự nội dung trong file Word tổng hợp. Vì vậy, bạn hãy kiểm tra lại trình tự của các file một lần nữa để xem có gì sai sót không.

Nếu có file nằm sai vị trí, bạn có thể di chuyển nó qua chỗ khác, bằng cách đánh chọn file đó rồi dùng phím Move Up hoặc Move có sẵn bên phía tay phải để đưa nó đến nơi thích hợp.

Nếu đã lỡ đưa nhầm một file, bạn chỉ cần nhấn chuột kép lên file đó, nó sẽ được xóa khỏi danh sách chờ của chương trình. Cuối cùng, bạn nhấn phím “Join To One Doc” để bắt đầu tổng hợp các file lại với nhau. Trong cửa sổ hiện ra, bạn đặt tên cho file tổng hợp rồi chọn chỗ lưu. Sau khi tổng hợp lại các file, bạn có thể in. 

MS Word 2007: Trong cửa sổ thao tác Office 2007, bạn bấm chuột lên Icon của Office  , rồi chọn “Word Options”.

Nhấn chuột lên phím Save, trong dòng "Save files in this format", bạn nhấn phím sổ xuống rồi chọn mục "Word 97 - 2003 Document". Cuối cùng, bấm OK để xác nhận chọn lựa.

Bây giờ, bạn tiến hành chuyển đổi các file Word thành định dạng 2003, bằng các mở các file kia lên rồi lưu lại như bình thường. Các file sẽ được chuyển sang định dạng mới.

Video đang được xem nhiều

Cùng chuyên mục

Xem thêm Công nghệ

Mới - Nóng

Khám phá