 |
| Điện thoại hội nghị |
Dưới đây là một số giải pháp có thể xóa nhòa khoảng cách giữa nhân viên (nhất là các nhà báo tác nghiệp bên ngoài) với văn phòng (tòa soạn)...
Tin nhắn tức thời
Gửi và nhận tin nhắn tức thời (IM) từ máy tính xách tay hoặc thiết bị cầm tay qua mạng Wi-Fi bên ngoài tạo cho nhân viên cảm thấy như họ đang ngồi ở văn phòng. IM nhanh hơn và tạo ra người ta cảm giác thân mật hơn e-mail.
Ngoài ra, người dùng còn có thể theo dõi được ai lên mạng hoặc rời khỏi mạng. Hãy sử dụng những chương trình chát tiện dụng như Trillian (http://www.ceruleanstudios.com) hay Adium www.adiumx.com (hỗ trợ cùng lúc nhiều trình khách IM).
Sử dụng PDA
PDA là dạng thiết bị di động lai nhiều chức năng: điện thoại, e-mail, lịch làm việc… Vậy nên sẽ là rất tuyệt nếu bạn luôn có một chiếc PDA bên mình khi đi làm việc bên ngoài, bởi nó đảm bảo bạn luôn được kết nối với văn phòng (hoặc tòa soạn) trung tâm.
Tuy nhiên, cũng giống như IM, nếu luôn được kết nối thì thời gian bạn bị chi phối bởi PDA càng nhiều.
Ngoài ra, bàn phím của thiết bị này lại khá nhỏ nên thao tác soạn thảo văn bản hơi khó. Nhưng sẽ là lựa chọn hợp lý nếu bạn đi công tác xa, hoặc bạn là giám đốc cần lưu một lượng lớn e-mail và lịch làm việc dày đặc.
Điện thoại hội nghị
Phương thức này cho phép nhiều người dùng cùng lúc quay vào một số điện thoại. Hệ thống này có thể sử dụng nội bộ hoặc vận hành qua một nhà cung cấp dịch vụ thứ ba.
Tiện lợi của phương thức này là có thể kết nối nhiều người cùng lúc, theo thời gian thực, tiết kiệm chi phí và mang tính riêng tư nhiều hơn e-mail.
Tuy nhiên, do chỉ nói qua điện thoại nên đôi khi không nghe rõ là ai, và cũng do phải nhận nhiều cuộc gọi cùng lúc nên người nhận cũng như người gọi đều bị phân tâm.
Điện thoại hội nghị tỏ ra thích hợp nhất với những nhóm làm việc nhỏ, mọi người đã quen thuộc với nhau, và khi cần họp và thảo luận ngắn gọn.
Video hội nghị
Nghe thì có vẻ quen thuộc nhưng thực ra ở Việt Nam vẫn chưa thực sự phổ biến hình thức này. Điểm mạnh của phương thức này chính ở chỗ mọi người có thể nhìn thấy nhau (cử chỉ, điệu bộ, ngôn ngữ…) và được kết nối theo thời gian thực.
Tuy nhiên, do là truyền phát video nên yêu cầu cơ sở hạ tầng mạng cũng như thiết bị nền tảng cũng phải rất “khủng”. Video hội nghị rất thích hợp cho những sự kiện trang trọng mang tính định kỳ.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể sử dụng hệ thống này để phỏng vấn và thi tuyển nhân sự từ xa.
Hội nghị qua Web
Hội nghị qua Web
Có thể bạn nghe hơi lạ nhưng với sự phát triển vượt bậc của nền tảng Web hiện nay thì đây lại là cách làm tiết kiệm chi phí rất nhiều.
Một website hoặc chương trình phần mềm dạng như NetMeeting (www.microsoft.com - tìm kiếm với từ khóa NetMeeting) sẽ giúp người dùng có thể trao đổi công việc trực tuyến theo thời gian thực.
Chương trình này cho phép trình chiếu slide, video trực tiếp, chát và audio thời gian thực (sử dụng VoIP).
Tiện ích lớn nhất của phương pháp này là có thể chia sẻ tài liệu và trình bày với một nhóm người ở xa; có thể thảo luận ở mức độ phức tạp hơn bởi nó hỗ trợ việc truyền tải những biểu đồ ảo hóa.
Wiki hoặc FTP
Cách làm này đơn giản chỉ là việc chia sẻ tài liệu với khối lượng và dung lượng lớn cho đồng nghiệp và khách hàng. Với Wiki, những người tham gia có thể bổ sung và cập nhật dữ liệu để giữ cho thông tin luôn ở trạng thái “nóng hổi”.
Khả năng truy cập của phương pháp này rất cao, nó cho phép liên kết các tài liệu lại với nhau, và cho phép nhiều người dùng chỉnh sửa tài liệu cùng lúc một cách dễ dàng hơn.
Trong khi đó, FTP thì hiển nhiên là tốt hơn rất nhiều so với e-mail trong việc trao đổi các file cỡ lớn (được lưu trữ trên máy chủ riêng).
Công nghệ cộng tác
Dành chủ yếu cho các dự án làm việc trực tuyến, cho phép những người tham giam có thể dễ dàng trao đổi và sửa đổi thông tin. MeetingPlace là một ứng viên sáng giá cho công nghệ này, mang lại khả năng chia sẻ công việc theo thời gian thực.
Trong khi đó, SharePoint cũng là một ứng dụng khá tốt mặc dù không tương tác theo thời gian thực, nhưng nó đủ hiệu quả cho những đồng nghiệp làm việc tại những vùng địa lý khác nhau.
Điểm mạnh của công nghệ này chính là việc chia sẻ dễ dàng các tệp tin và ứng dụng qua mạng, thích hợp cho việc trình chiếu và dành cho những công việc đòi hỏi thời gian nghiên cứu và sức sáng tạo (những nhóm nghiên cứu công nghệ quy mô nhỏ).
Giao tiếp hợp nhất
Như cái tên của phương pháp liên lạc này, nó là một phần mềm tích hợp nhiều nền tảng giao tiếp như điện thoại công sở, điện thoại di động, PDA, IM và e-mail.
Nó thường được xây dựng trên hệ thống mạng VoIP với các chức năng đặt lịch và kết hợp khả năng gửi nhiều thông điệp cùng lúc với một nhóm hoặc tất cả các đối tượng người nhận.
