Quyết định số 51 do Bộ GD&ĐT ban hành từ năm 2002 quy định rõ muốn chuyển trường về nước, HS phải có đầy đủ hồ sơ, gồm: Đơn xin học (do cha mẹ HS hoặc người giám hộ ký); Học bạ (bản gốc và bản dịch sang tiếng Việt có công chứng); Giấy chứng nhận tốt nghiệp của lớp hoặc bậc học dưới tại nước ngoài (bản gốc và bản dịch sang tiếng Việt có công chứng); Bằng tốt nghiệp bậc học tại Việt Nam trước khi ra nước ngoài (nếu có); Bản sao giấy khai sinh (kể cả học sinh được sinh ra ở nước ngoài); Hộ khẩu hoặc giấy chứng nhận tạm trú dài hạn của cha, hoặc mẹ, hoặc người giám hộ.
Trên thực tế, có những HS muốn chuyển về nước khi đang học lớp giữa cấp. Do đó, các em phải có xác nhận về trình độ lớp mà mình đang học tại nước bạn tương đương với trình độ lớp nào ở Việt Nam.
Cũng có trường hợp nước các em theo học không có các văn bằng, chứng chỉ kết thúc cấp học như của Việt Nam (Tiểu học, THCS). Trong tình huống này, các em cũng cần có xác nhận là đã có trình độ tương đương các cấp học Tiểu học, THCS. Cơ quan có thẩm quyền cấp các xác nhận trên là Đại sứ quán (hoặc Lãnh sự quán) Việt Nam tại nước bạn.
Điều kiện và thủ tục
Ở Tiểu học Việt Nam, kiến thức môn tiếng Việt là nền tảng. Trong khi đó, ở nước ngoài, các em không được học môn tiếng Việt trong nhà trường. Vì thế, việc chuyển trường sẽ do các địa phương quyết định đối với từng trường hợp cụ thể. Về cơ bản, giữa gia đình HS và nhà trường sẽ có sự hợp tác với nhau để xác định trình độ tương đương mà HS có thể theo học.
HS Việt Nam ở nước ngoài về nước xin học được gia hạn thêm 1 tuổi so với quy định chung về độ tuổi.
Về nguyên tắc phân cấp, Sở GD&ĐT là cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ và giới thiệu HS về trường với cấp THPT. Cấp THCS và Tiểu học thuộc thẩm quyền quản lý của Phòng GD&ĐT.
Nhưng việc thực hiện các thủ tục cụ thể có sự khác nhau theo quy định của từng địa phương. Chẳng hạn tại Hà Nội, từ học kỳ II năm học 2006 – 2007 trở đi, phụ huynh nộp hồ sơ trực tiếp tại trường mình có nhu cầu cho con em nhập học. Trường sẽ tiếp nhận (nếu còn chỉ tiêu) rồi gửi danh sách và hồ sơ của HS đề nghị cấp có thẩm quyền (Sở hoặc Phòng Giáo dục) phê duyệt.
Mỗi năm học, việc giải quyết chuyển trường hoặc tiếp nhận HS chỉ tiến hành 2 đợt: đầu năm học - từ ngày 10/8 đến 31/8; giữa năm học - từ ngày 10/1 đến 25/1.
