Chuẩn bị cho cuộc họp

TP - Để có một cuộc họp thành công, bao giờ cũng phải có kế hoạch, lịch trình rõ ràng, với số người tham gia tối ưu. Muốn thế, bạn phải biết cách tổ chức từ trước.

Quang cảnh một phiên họp. Ảnh: AP.
1. Mục đích rõ ràng: tập hợp một số người nhất định trong công ty, mất một khoảng thời gian làm việc nhất định của họ. Nếu không xác định được mục đích cụ thể, chính xác, bạn sẽ chỉ phung phí thời gian và sức lực mà không mang lại bất kỳ hiệu quả gì.

2. Mời những người thật cần thiết: Có đôi khi người tới họp chán nản và mất tập trung vì rõ ràng nội dung cuộc họp không liên quan tới trách nhiệm và quyền hạn của họ.

Việc này không chỉ ảnh hưởng tới không khí chung trong cuộc họp, mà có khi bạn còn làm các nhân viên này mất quãng thời gian quý báu để xử lý các việc đang chờ họ ở các phòng ban.

3. Đạt được cam kết của từng thành viên sau cuộc họp: những vấn đề mang ra thảo luận và đi đến cách giải quyết cần được ghi nhận lại và phân chia trách nhiệm cho từng người để chốt lại và kiểm tra.

4. Kiểm soát vấn đề kỷ luật trong cuộc họp: chú ý bám theo chương trình họp đề ra từ trước để tránh lan man, lạc đề - thường xảy ra khi có nhiều người tranh luận và phát biểu từ các góc độ và cách nhìn khác nhau.

5. Bố trí thời gian để vừa gọn vừa đầy đủ cho các vấn đề đặt ra: một cuộc họp “chuẩn” bao giờ cũng súc tích, hiệu quả và không kéo dài.

6. Biết rõ tính cách từng thành viên tham gia để “khai thác” họ một cách triệt để. Đối với những người trầm tính, khiêm tốn, bạn cần khích lệ để họ cởi mở. Ngược lại, cũng có những nhân viên nóng nảy, nhiều lời, bạn phải biết khống chế họ đúng lúc.

Video đang được xem nhiều

Cùng chuyên mục

Xem thêm Giới trẻ

Mới - Nóng

Khám phá