 |
| Bill Gates trong phòng làm việc. Ảnh: Fortune |
Nếu bạn nhìn vào văn phòng của tôi, bạn sẽ thấy hầu như chẳng có giấy tờ gì cả. Trên bàn làm việc của tôi có 3 màn hình, chúng được đồng bộ hóa thành một hệ thống. Tôi có thể kéo một danh mục từ màn hình này sang màn hình khác.
Một khi đã quen kiểu làm việc như vậy thì bạn không thể quay lại dùng máy tính kiểu cổ điển được nữa, bởi vì nó sẽ ảnh hưởng đến hiệu suất của bạn.
Màn hình bên tay trái tôi là danh sách các địa chỉ e-mail. Màn hình ở giữa thường là các bức e-mail chi tiết mà tôi đang đọc và trả lời. Còn màn hình duyệt web nằm bên tay phải.
Sự sắp xếp này cho phép tôi có thể để mắt đến những e-mail mới đang đến khi tôi đang làm việc gì đó. Hơn nữa, nó còn giúp tôi mở các đường link có liên quan tới e-mail, khi mà bức thư đó vẫn đang mở ngay trước mặt tôi.
Mỗi ngày tôi nhận được khoảng 100 bức thư điện tử. Chúng tôi đã dùng một bộ lọc để đảm bảo nó luôn ở số lượng đó. Thư điện tử được gửi trực tiếp cho tôi từ bất cứ ai mà tôi từng trao đổi, bất cứ ai từ Microsoft, Intel, HP, và tất cả những công ty đối tác khác, và bất cứ ai mà tôi biết.
Tôi cũng luôn luôn để mắt tới gợi ý tổng hợp từ trợ lý của tôi về bất kỳ bức thư nào, từ các công ty mà không được vào danh sách của địa chỉ thư của tôi hoặc các cá nhân mà tôi chưa biết.
Theo cách đó, tôi biết những gì mà người ta ca ngợi chúng tôi, những gì người ta than phiền về chúng tôi, và những gì người ta đòi hỏi chúng tôi.
Chúng tôi cho rằng, thách thức không phải là làm thế nào để giao tiếp hiệu quả bằng e-mail, mà là nó đảm bảo rằng bạn đang dành thời gian của bạn cho e-mail một cách có ý nghĩa nhất.
Tôi sử dụng các công cụ như "Các quy tắc trong hộp thư" và các tệp tìm kiếm để đánh dấu và phân loại các tin nhắn dựa trên nội dung và tầm quan trọng.
Hộp thư Outlook cũng có một hộp thông báo nhỏ ở một cấp độ thấp hơn mỗi khi có một e-mail đang đến. Chúng tôi gọi nó là bánh mì lát nướng. Tôi luôn tuân theo quy tắc "làm ngơ" trước những bức thư này trừ phi đó là một chủ để được ưu tiên cao.
Bill Gates, ông sai rồi!
 |
| Bill Gates chơi game thư giãn tại một cửa hàng game ở Seattle, California. Ảnh: Kotaku |
Tập trung cao độ là một vấn đề khá gay go. Đó là vấn đề của quá tải thông tin. Vấn đề khác là thông tin chưa đầy đủ. Nếu có quá nhiều thông tin đến với tôi không có nghĩa là tôi đã có thông tin chuẩn hoặc chúng ta đang giao tiếp được với đúng người.
Tôi đã giải quyết vấn đề này bằng việc sử dụng SharePoint, một công cụ tạo ra website cho việc hợp tác trên các dự án chi tiết.
Các site này bao gồm các kế hoạch, các lịch, các bảng thảo luận và các thông tin khác, và chúng có thể được tạo bởi ngay bất kỳ ai trong công ty với vài cái nhấp chuột.
Ngay bây giờ, tôi đã sẵn sàng cho "Think Week". Trong tháng 5 này, tôi sẽ nghỉ một tuần và đọc 100 hoặc hơn các báo cáo từ các nhân viên của Microsoft liên quan đến công ty và tương lai của công nghệ.
Tôi đã từng làm việc này hơn 12 năm qua. Nó cũng đã từng là một quá trình bằng giấy tờ, trong đó tôi là người duy nhất đọc và cho ý kiến. Ngày nay, tất cả quá trình này diễn ra bằng số và được công khai cho toàn bộ công ty tham gia.
Microsoft có 50.000 người, vì vậy khi tôi nảy ra ý tưởng, "Này, tương lai nào cho việc thanh toán trên mạng?" hoặc "Đâu là cách tuyệt vời nhất để giữ được ký ức của bạn về lũ trẻ ?". Tôi gõ nó ra và 50.000 cái đầu lại cùng nghĩ.
Sau đó, tôi có thể nhận được câu trả lời đại loại như "Không, ông sai rồi, ông có biết những công việc này người ta đã nghĩ ra từ lâu rồi không ?".
SharePoint cho phép tôi giữ liên lạc với nhiều người một cách sâu rộng. Thêm một công cụ số nữa mà đã có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu năng làm việc của tôi trên hệ thống tìm kiếm màn hình. Nó đã thay đổi cách thức mà tôi tiếp cận thông tin trên máy tính cá nhân của mình, hoặc trên máy chủ, hoặc trên internet.
Với một ổ đĩa cứng ngày càng lớn hơn và băng thông ngày càng phát triển, giờ đây tôi đã có hàng tỉ byte thông tin trên máy tính cá nhân. Và các máy chủ dưới hình thức e-mail, tài liệu, các hồ sơ báo chí, các dữ liệu liên lạc...
Giấy tờ giờ đây không còn là một phần lớn trong một ngày của tôi. Tôi nhận được 90% thông tin thông qua mạng, và khi tôi đi đến một cuộc họp và muốn ghi điều gì ngắn gọn, tôi mang luôn máy xách tay theo. Nó hoàn toàn đồng bộ với các thiết bị ở văn phòng tôi, vì vậy tôi sẽ có tất cả các hồ sơ tôi cần. Nó cũng có cả phần mềm ghi chép có tên là OneNote, vì vậy tất cả các ghi chép của tôi đều ở dạng số hóa.
Có một công cụ mà vẫn còn ở dạng công nghệ... thấp trong văn phòng của tôi, đó là chiếc bảng trắng. Tôi luôn luôn có một chiếc bút màu xinh xắn. Điều đó rất tuyệt cho phương pháp huy động trí tuệ tập thể khi tôi cùng ngồi với những người khác, thậm chí ngay cả khi chỉ có mình tôi.
Hiện nay, chiếc bảng trắng trong một vài văn phòng của Microsoft đã có khả năng ghi lại những hình ảnh và gửi chúng đến các máy tính, hầu như nó là một chiếc máy tính khổng lồ. Tôi thì vẫn chưa có, có lẽ phải vào năm sau.
Mỗi ngày trôi qua thường đầy ắp các cuộc họp. Sẽ là một sự xa xỉ dễ thương nếu dành chút thời gian ghi ra những suy nghĩ của mình hoặc làm những việc tiếp sau cuộc họp.
Đôi lúc điều đó không xảy ra. Đôi khi chỉ còn lại một mình, xem những bức thư mình chưa đọc là một thú tuyệt vời sau khi lũ trẻ đi ngủ hết.
Nếu cả tuần đều rất bận, thì thời gian cuối tuần là lúc tôi sẽ tận dụng để gửi những bức thư đầy tâm tư, suy nghĩ. Khi đi làm vào ngày thứ hai, những người nhận được bức thư này không ai khác sẽ là các nhân viên của Microsoft.
Theo Xuân Danh
Thanh Niên
