Chuyện với ông Tiến sĩ họ Trần nguyên là Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Trần Hoàng trong lễ kỷ niệm 75 năm ngày Lưu trữ Việt Nam là điều khá thú vị. Ông đương giải thêm nghĩa cái từ thông đạt mà Chủ tịch Hồ Chí Minh ngày 3/1/1946 ký Thông đạt số 1C-VP nhấn mạnh giá trị đặc biệt của tài liệu lưu trữ đối với phương diện kiến thiết quốc gia mà sau này ngành Lưu trữ lấy làm ngày truyền thống.
Rồi lần đầu tôi được nghe ông Hoàng dẫn ra chi tiết nhiều sứ thần Đại Việt trong đó có học giả Lê Quý Đôn tiếp cận với hệ thống lưu trữ Trung Hoa hồi cụ đi sứ rằng Tôi thường khảo cứu các thư tịch của nhà Hán, nhà Tùy, Đường, Tống… thấy sách vở có tới hàng trăm vạn quyển thật phong phú thịnh đạt.
Và ông cũng nhắc tới cái bản gốc Tuyên ngôn độc lập của Tổng thống Hoa Kỳ Thomas Jefferson viết ngày 4/7/1776 mà hiện tại trước Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Hoa Kỳ hàng ngày có hàng trăm người xếp hàng đợi đến lượt để có dịp được chứng kiến. Cả sự kiện Lưu trữ quốc gia Hàn Quốc thuê Bản tuyên ngôn gốc đưa về Seoul trưng bày có vài buổi đã phải trả hơn 1 triệu USD tiền bảo hiểm cho Lưu trữ Quốc gia Mỹ ra sao…
Nhưng ấn tượng chuyện ông đang nhắc là trong những ngày sục sôi khí thế cách mạng cùng vận nước như trứng để đầu đẳng, ngày 8 tháng 9 năm 1945, Bộ trưởng Bộ Nội vụ Chính phủ cách mạng Việt Nam dân chủ cộng hòa Võ Nguyên Giáp thừa lệnh Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ký liền hai sắc lệnh. Nói đúng hơn là hai điều khoản trong một sắc lệnh mang số 20 của Chính phủ Lâm thời Việt Nam dân chủ cộng hòa.
Khoản thứ nhất, hạn trong một năm, toàn thể dân chúng Việt Nam trên 8 tuổi phải biết đọc biết viết chữ quốc ngữ. Quá hạn đó sẽ bị phạt tiền. Khoản thứ hai của sắc lệnh là bổ nhiệm ông Ngô Đình Nhu làm Giám đốc Nha Lưu trữ công văn (tiền thân của Cục Lưu trữ Quốc gia ngày nay) và Giám đốc Thư viện toàn quốc. Nhưng sau đó như mọi người đều biết, ông Nhu đã trốn sang Lào... Quyết định của Bộ trưởng Bộ Nội vụ Võ Nguyên Giáp là nhãn quan sáng suốt tận dụng mọi người tài trong chính sách đại đoàn kết của Chủ tịch Hồ Chí Minh.
Ông Nhu từng tốt nghiệp Trường pháp điển Paris. Sau đó về nước làm Giám đốc Văn khố Phủ Toàn quyền Đông Dương rồi Giám đốc Thư viện Bảo Đại. Có lẽ khi ký quyết định bổ nhiệm ông Ngô Đình Nhu vào chức việc này, Bộ trưởng Bộ Nội vụ Võ Nguyên Giáp, nguyên là giáo sư sử học Thăng Long đã thoáng nhớ đến một việc. Vào thời điểm năm 1942, vua Bảo Đại đã phê chuẩn Ngô Đình Nhu phụ trách một hội đồng của Triều Nguyễn đảm nhận một công việc đặc biệt. Ấy là việc tiến hành chỉnh đốn phân mục kho tàng châu bản Triều Nguyễn. Hội đồng của Ngô Đình Nhu đã tiến hành công việc rất hiệu quả trong hai năm liền. Và 15 năm sau cái tài ấy lại được thể hiện trong việc cứu kho Lưu trữ văn khố cùng mộc bản triều Nguyễn tại cố đô Huế đương có nguy cơ hư hại do bao tao loạn xảy ra.
Vâng chuyện vị tiền nhiệm Cục Văn thư lưu trữ khiến tôi nhớ đến hai ông bạn lớp học Hán Nôm Khóa 17 tít từ 48 năm trước. Đó là Cao Tự Thanh và Võ Văn Sạch (khi ấy là Phó phòng Tư liệu TTLTQG I). Mùa thu năm 1991, hai vị ấy đã níu áo ông Sáu Dân Võ Văn Kiệt (khi ấy là Bí thư Thành ủy. Ông Sáu là bạn thân với ông Chín Cần, thân sinh Cao Tự Thanh) kì kèo bằng được một việc khá động trời!
Đó là việc đưa toàn bộ Châu bản triều Nguyễn cùng những tư liệu văn khố triều đình Huế khi ấy đang ăm ắp ở cơ quan Lưu trữ Quốc gia II ra ngoài Bắc để tiện cho công tác lưu trữ. Đã có không ít ý kiến phản đối này khác. Kế hoạch ấy được nâng lên hạ xuống trong tay các yếu nhân của thành phố khi đó như Trần Văn Giàu, Trần Bạch Đằng, Võ Văn Kiệt. May mà việc rồi cũng suôn sẻ. Bây giờ bạn đọc hanh thông dễ dàng việc tham quan tham khảo kho tàng Châu bản tại TTLTQG II Hà Nội chẳng biết có nhớ cái thời bao tất tả nhiêu khê ấy?
Cán bộ Trung tâm Bảo hiểm Lưu trữ ở Vĩnh Yên đang làm việc Mười mấy năm trước, Võ Văn Sạch lãnh chức mới để ứng với thời lưu trữ mới. Lưu trữ không chỉ việc coi và giữ kho sách cùng việc tổ chức việc khai thác sách vở, tài liệu. Phụ trách Trung tâm (TT) Bảo hiểm Tài liệu Lưu trữ QG, Giám đốc Võ Văn Sạch cùng cộng sự có vô khối việc. Mà tinh việc mới của lộ trình số hóa cùng lập phông bảo hiểm! TT trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. TT Bảo hiểm có chức năng bảo hiểm tài liệu lưu trữ của các Trung tâm lưu trữ quốc gia và của các cơ quan, tổ chức lưu trữ, cá nhân có nhu cầu.
Hồi ấy nghe chuyện ông tân Giám đốc thấy ngồ ngộ. Tại sao lại sinh ra cái TT này ư? Chả hạn tài liệu lưu trữ của thời kỳ 1954 có bút tích của Chủ tịch Hồ Chí Minh và các yếu nhân cao cấp được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đang bị hư hỏng nặng. Phần lớn tình trạng hư hỏng này là do sự lão hóa tự nhiên của bản thân tài liệu lưu trữ. Theo tính toán của Viện nghiên cứu Giấy và xenluylô (Bộ Công nghiệp) toàn bộ tài liệu lưu trữ thuộc thời kỳ này sẽ bị hư hỏng hoàn toàn trong khoảng 30 năm tới nếu không có những biện pháp bảo toàn thích đáng!
Rồi những thảm họa thiên nhiên luôn rình rập. Hẳn thiên hạ còn lưu lại những dấu ấn kinh hoàng của nạn động đất ngày 18/4/1906 tại Thành phố SanFransisco đã tiêu hủy hầu như toàn bộ tài liệu có giá trị mà thành phố này đã sản sinh và tập hợp được sau 56 năm lịch sử tồn tại của mình. Năm 1970 trận động đất kèm theo lũ lụt đã tiêu hủy toàn bộ Thành phố Yungay của Peru cũng như toàn bộ tài liệu quý của thành phố này.
Tiếp theo là sự hủy hoại tài liệu do nạn khủng bố và chiến tranh. Trận khủng bố kinh hoàng ngày 11 tháng 9 năm 2001 đã phá hủy không chỉ hoàn toàn tòa tháp đôi Trung tâm Thương mại Quốc tế mà còn tiêu hủy toàn bộ tài liệu lưu trữ trong tòa Tháp đôi đó.
Ở nước ta, do chiến tranh liên miên mà hầu như toàn bộ tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm trước thế kỷ XV đã bị hủy hoại hoặc mất mát hoàn toàn.
Còn một nguyên nhân khác làm cho tài liệu lưu trữ xuống cấp nhanh chóng. Đó là việc khai thác, sử dụng tài liệu. Trong những hình thức khai thác sử dụng đó có những cung cách làm ảnh hưởng rất lớn đến bảo quản, lưu trữ bản chính, bản gốc làm cho tài liệu lưu trữ ở nước ta đã xuống cấp nay càng xuống cấp nhanh chóng hơn. Chưa hết, sự hủy hoại nhanh chóng tài liệu lưu trữ do côn trùng, nấm, mốc và các sinh vật có hại khác gây nên, đặc biệt ở nước nhiệt đới gió mùa như nước ta.
Và mới nhất là chuyện hồ sơ gốc công chức của bà Trần Vũ Quỳnh Anh “hot girl” được bổ nhiệm “thần tốc” bị … thất lạc?! Vụ hồ sơ bổ nhiệm ông Trịnh Xuân Thanh lên Phó chủ tịch UBND tỉnh Hậu Giang bỗng dưng biến mất! Rồi vụ… thất lạc Bản đồ quy hoạch khu đô thị mới Thủ Thiêm tỷ lệ 1/5000.
Tóm lại phải ráo riết thực hiện các giải pháp để bảo quản và bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia là rất cấp bách được đặt ra như một nhu cầu bắt buộc đối với cơ quan lưu trữ!
Chuyện thì dài nhưng xin biên lại mấy chi tiết về những gắng gỏi vượt bậc của TT Bảo hiểm.
Những là đào tạo nghiệp vụ tại nước ngoài và trong nước đội ngũ viên chức về kỹ thuật chụp microfilm, kỹ thuật số hóa, ghi phim, kiểm tra phim, kỹ thuật bảo quản phim, kỹ thuật hiệu chỉnh hệ thống dây chuyền thiết bị…
Đã mua sắm hoàn chỉnh dây chuyền công nghệ để lập bản sao bảo hiểm trong đó có những thiết bị hiện đại như: Dây chuyền lập bản sao bảo hiểm công nghệ số hóa và ghi phim, hệ thống thiết bị máy quét chuyên dụng I1220, máy quét khổ lớn OS 14.000; máy ghi phim OP 500, máy ghi phim I9610.
Đã lập phông bảo hiểm cho trên 73 triệu trang tài liệu lưu trữ trên vật mang thông tin bằng giấy hiện đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, II, III trong đó tài liệu A4: 72.000.000 trang. A3: 500.000 trang. A2: 17.000 trang. A1: 90.000 trang. A0: 120.000 trang
Toàn bộ tài liệu bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ bằng microfilm được bảo quản trong kho lưu trữ chuyên dụng. Chế độ bảo quản được thực hiện nghiêm ngặt theo đúng quy định kỹ thuật với nhiệt độ 160C ±2, độ ẩm 40% ±5 liên tục 24/24 giờ trong ngày. Cho đến nay, công tác bảo quản đảm bảo an toàn tuyệt đối.
Bữa tôi được Võ Văn Sạch (đã nghỉ hưu) đưa Cao Tự Thanh (bây giờ là nhà nghiên cứu độc lập đã có hơn 130 cuốn sách dịch cùng công trình nghiên cứu) cùng tôi lên thị xã Vĩnh Yên tham quan TT. Được chứng kiến các kỹ thuật viên quân của ông Sạch đang thao tác các bước cùng quy trình của việc bảo hiểm để lưu trữ các tài liệu đặc biệt quý hiếm như phông tài liệu về giai đoạn Thống sứ Bắc Kỳ cùng Châu bản Triều Nguyễn có bút phê của các đấng Minh Mạng, Thiệu Trị, Tự Đức. Họ chăm chú tỷ mẩn để đạt tiêu chuẩn thời hạn bảo quản tài liệu bảo hiểm trên microfilm với thời gian khoảng 500 năm.
Tại buổi lễ 75 năm ngành Lưu trữ, tôi cũng được gặp thêm cô con gái của vị nguyên Cục trưởng Trần Hoàng. Bố TS con cũng TS, nối được nghiệp lưu trữ. Trần Việt Hoa hiện là Giám đốc Trung tâm Lưu trữ III, người mà tôi đã có dịp quấy quả khi nhiều lần đến TT III để viết về Hồ sơ đi B mấy năm trước và mới đây là chuyện họa sỹ Bùi Trang Chước sáng tác mẫu Quốc huy!
