Sở Bưu Chính – Viễn thông TPHCM là đơn vị tiên phong trên cả nước thực hiện hệ thống dịch vụ này, góp phần không nhỏ trong công cuộc cải cách hành chính tại địa phương.
Người dân: Nhiều cái được
Có một thực tế, sau khi người dân nộp hồ sơ hành chính tại các sở ngành, quận huyện để giải quyết một vấn đề gì thì họ rất mù mờ, không biết hồ sơ của mình đã được xử lý tới đâu. Khi đến hẹn mà hồ sơ của mình chưa được giải quyết, họ cũng không biết nó bị nghẽn ở bộ phận nào.
Trong khi đó, không phải đơn vị chức năng nào cũng có bộ phận giải đáp thắc mắc cho người dân. Người dân phải tốn rất nhiều công sức đi lại để hỏi thăm tình trạng hồ sơ, nhất là trong các lĩnh vực “nóng” hiện nay như nhà đất và xây dựng.
Trước yêu cầu này, ngay từ khi mới thành lập, Sở Bưu chính – Viễn thông TPHCM đã thai nghén đề án xây dựng chương trình hệ thống trả lời tự động hồ sơ hành chính cho người dân được thực hiện chung cho 90 đầu mối quận huyện và các sở ngành giải quyết nhiều vấn đề liên quan đến người dân. Ông Lê Mạnh Hà, Giám đốc Sở Bưu chính – Viễn thông cho biết như thế.
Bắt đầu 5 tháng cuối năm 2005, Sở Bưu chính – Viễn thông đã bắt tay vào xây dựng và chính thức đưa vào vận hành hệ thống trả lời tự động này. Từ đây, người dân có thể gọi điện thoại cố định, điện thoại di động, nhắn tin SMS và vào website của Sở BC-VT (www.ict-hcm.gov.vn) thực hiện các yêu cầu của mình trong việc tra cứu tình trạng hồ sơ.
Trước mắt, hệ thống sẽ trả lời về hồ sơ trong các lĩnh vực mà các quận huyện, sở ngành đã có dữ liệu trả lời cho hệ thống này, gồm: Sở Kế hoạch Đầu tư, quận 1 và quận Bình Thạnh. Trong đó, 4 lĩnh vực mà hệ thống tra cứu cung cấp, gồm: kinh tế (tình trạng hồ sơ đăng ký kinh doanh), văn hóa (tình trạng hồ sơ cấp phép lĩnh vực văn hóa), lao động (tình trạng hồ sơ đăng ký sử dụng lao động) và xây dựng (tình trạng hồ sơ xin cấp phép xây dựng và hồ sơ nhà đất).
Người dân chỉ cần quay số 1900 545444 rồi chọn cơ quan thụ lý hồ sơ cần tra cứu (quận 1: 01, quận Bình Thạnh: 02, quận 10: 04, Sở Kế hoạch – Đầu tư: 25…), tiếp theo là nhập mã số hồ sơ được ghi trong biên lai và người dân sẽ được trả lời về nội dung mà mình yêu cầu. Tương tự, đối với tin nhắn, người dân nhắn tin vào số 1900 54544 với cấu trúc tin nhắn là: xxx yyy; trong đó, xxx là mã tên cơ quan đang thụ lý hồ sơ và yyy là mã số hồ sơ ghi trên biên nhận.
Tiết kiệm... tiền tỷ
Việc triển khai hệ thống trả lời tự động hồ sơ hành chính ở cấp thành phố thông qua tổng đài 1900 545444 không chỉ phục vụ nhanh nhất cho người dân trong việc tra cứu hồ sơ mà còn tiết kiệm tiền tỷ cho nhà nước do tránh được đầu tư dàn trải, trùng lắp.
Theo tính toán của một trong 2 quận đã ứng dụng hệ thống trả lời tự động này thì chỉ tính riêng thiết bị trả lời tự động đã tốn trên dưới 200 triệu đồng. Con số này nếu nhân lên tại gần 90 đầu mối sở ngành, quận huyện mỗi nơi đều đầu tư riêng thì sẽ tốn kém hàng chục tỷ đồng! Trong khi đó, việc xây dựng hệ thống sử dụng chung này chỉ tốn một khoản tiền tương đương đầu tư cho một quận.
Một ý nghĩa lớn khác của chương trình này là minh bạch hóa việc giải quyết hồ sơ tại các cơ quan hành chính vì để tham gia vào hệ thống chung này, buộc các đơn vị phải ứng dụng công nghệ thông tin để xây dựng đầy đủ hệ thống cơ sở dữ liệu. Với hệ thống cơ sở dữ liệu đầy đủ, lãnh đạo dễ dàng kiểm tra việc xử lý hồ sơ tại đơn vị mình. Đây là một phần kết quả không nhỏ của chương trình “Chính phủ điện tử” mà TPHCM thực hiện, là nét son trong công tác cải cách hành chính năm 2005 của TPHCM.
Được biết Sở Bưu chính – Viễn thông đang vận hành thử nghiệm hệ thống này tại các quận: 5, 10, 11 và Phú Nhuận. Cuối tháng 12-2005, sở sẽ triển khai hệ thống này tại 6 quận huyện, gồm: 2, 3, 8, 9, Củ Chi, Nhà Bè và Thủ Đức. Năm 2006, sở sẽ hoàn tất việc kết nối hệ thống tra cứu tình trạng hồ sơ hành chính tại 40 sở ngành, quận huyện còn lại.
